Một số thủ thuật hay trong Microsoft Word

Track changes – So sánh các văn bản
  
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
 
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.
 
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.
 
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
 
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
 
Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
 
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
 
Bảo vệ văn bản của bạn
 
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
 
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
 
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security – Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
 
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Advertisements

Sao lưu Microsoft Outlook

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file backup của Inbox trong Microsoft Outlook. Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Office Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện. Chỉ cần thực hiện theo các bước sau bạn sẽ không gặp phải vấn đề gì.

Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export.

Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy. Chọn Export to a file và nhấn Next.

Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (.pst). Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấn Next.

Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email.

Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ. Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish.

Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ý muốn cho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấn OK.

Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.

Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gian đó là chỉ cần lưu lại file outlook.pst của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó.

Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:Documents and Settings[username]Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook (vị trí file outlook.pst khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file outlook.pst vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng).

Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là outlook.pst nếu bạn đã đổi tên).

(Theo QTM/Vista 4 Beginners)

99˙88˙77˙25610 :ǝuoɥd ǝlıqoɯ

2159283˙1870 :ǝuoɥd ǝɯoɥ

ɯoɔ˙lıɐɯƃ@588ɯɐuƃuonɥd :lıɐɯǝ

ɯɐu ƃuonɥd uǝʎnƃu

Thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007

1. Đưa e-mail vào lịch làm việc

Khi làm việc đến vấn để “thụ lý” e-mail, cách tốt nhất để đảm bảo tiến độ làm việc là đưa e-mail vào lịch làm việc. Qua đó, bạn dễ dàng theo dõi cũng như có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Nếu đang dùng Microsoft Outlook 2007, bạn có thể áp dụng một mẹo nhỏ để đưa e-mail vào lịch làm việc như sau.

Bạn bấm chọn Inbox để Outlook hiện danh sách thư đến, muốn đưa thư nào vào danh sách làm việc ở Task, bạn kéo tiêu đề thư và thả vào nút Task.

Ngay lập tức cửa sổ soạn thảo hoạt động hiện ra, bạn chọn thời gian để thực hiện ở Start date Due date. Trong nội dung công việc, bạn có thể thêm hay xóa đi phần mà mình thấy không cần thiết trong e-mail rồi bấm Save & Close.

Bây giờ, bạn vào nút Task sẽ thấy e-mail đã được đưa vào lịch làm việc. Bạn tiến hành tương tự với các thư khác sẽ có được lịch giải quyết e-mail.

2. Hiển thị nhiều tháng trong To-Do Bar

Theo mặc định, Outlook chỉ hiển thị tháng hiện hành ở To-Do Bar. Để tiện theo dõi lịch làm việc, bạn có thể cho hiển thị nhiều tháng bằng cách mở menu View > chọn To-Do Bar > chọn Options, đánh số tháng muốn hiện vào Number of month rows rồi bấm OK.

Bạn trở ra Outlook và mở To-Do Bar ra sẽ thấy số tháng đã thay đổi.

3. Bảo vệ dữ liệu riêng tư

Để tránh người khác truy cập dữ liệu trong Outlook, bạn có thể mở menu File > chọn Data File Management để mở hộp thoại Account Settings.

Tại đây, bạn chọn tài khoản cần bảo vệ (nếu dùng nhiều tài khoản) rồi bấm Settings sẽ có hôp thoại Personal Settings > bấm vào Change Password. Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào New passwordVerify password rồi bấm OK và thoát ra.

Mỗi khi mở Outlook sẽ có yêu cầu nhập mật khẩu bảo vệ vào mới truy cập vào tài khoản của bạn được.

Mẹo sử dụng Facebook hiệu quả hơn

TTO – Facebook đang là một lựa chọn nhiều ưu điểm cho những “thần dân lưu lạc” của Yahoo! 360, tuy vậy, mạng xã hội có nhiều khác biệt so với một dịch vụ blog đơn thuần. Những mẹo sử dụng Facebook sẽ giúp bạn đọc có thể tiếp cận và khai thác mạng xã hội hiệu quả hơn.

Đặt Facebook Chat lên Sidebar của FireFox

Khung chat sẽ luôn hiện diện ở bên trái của cửa sổ trình duyệt khi đang duyệt website khác

 

Facebook Chat là một module của mạng xã hội Facebook, cho phép các thành viên tán gẫu (gửi tin nhắn tức thời) đến bạn bè trong danh sách liên hệ (Friends) khi họ đang trực tuyến. Khuyết điểm của Facebook Chat là cửa sổ chat lại rất nhỏ nằm ở phía dưới trang web và khi ta đóng cửa sổ Facebook thì phần chat cũng sẽ bị đóng lại. Để khắc phục điều này, ta chỉ cần vài thao tác trên trình duyệt FireFox.

Trong trình duyệt FireFox, chọn Bookmarks – Organize Bookmarks, nhấn tiếp vào “New Bookmark” trong trình đơn ngữ cảnh khi nhấp phải chuột. Điền thông tin bao gồm Name: Facebook Chat; Location: http://www.facebook.com/presence/popout.php và đánh dấu chọn vào “Load this bookmark in the sidebar“. Nhấn OK để lưu lại.

Tạo bookmark và đánh dấu chọn vào “Load this…”

 

Như vậy, mỗi khi muốn chat với bạn bè trong Facebook trong lúc duyệt các website khác thì nhấn chọn View – Sidebar – Bookmarks trên menu của FireFox. Nhấn chọn vào bookmark “Facebook Chat” đã tạo ở trên thì cửa sổ Facebook Chat sẽ hiển thị ở bên trái trình duyệt mà không cần phải truy cập vào website Facebook.

Tải nhanh Facebook Photo Album

Photo Album là module hỗ trợ thành viên lưu trữ và chia sẻ hình ảnh. Mỗi thành viên có thể tạo nhiều album cho riêng mình cũng như xem và bình luận cho các album của bạn bè. Nếu muốn lưu trữ ngược trở lại những hình ảnh từ Facebook Photo Album về máy tính thì có thể sao lưu thủ công nhưng khá phức tạp nếu số lượng ảnh quá nhiều, ta lại tiếp tục nhờ cậy vào trình duyệt FireFox.

Các lập trình viên có vẻ rất ưu ái khi tạo nhiều add-on (những phần bổ sung chức năng cho trình duyệt được phát triển từ các lập trình viên thứ ba) hữu ích cho FireFox. Chỉ cần dùng add-on Facebook Photo Album Downloader (FacePAD) là ta đã có thể tải nhanh ảnh từ các album của mình, của bạn bè và đặc biệt trong phiên bản 0.5.8, FacePAD cho phép tải cả album Group (nhóm), Events (sự kiện).

FacePAD được đưa vào menu ngữ cảnh trong trình duyệt FireFox để tải nhanh ảnh từ Photo Album

 

Xem video clip hướng dẫn sử dụng FacePAD tại YouTube và cài đặt FacePAD tại đây.

Đưa ảnh từ Flickr sang Facebook

Flickr2Facebook

 

Khi muốn đưa các ảnh trong tài khoản Flickr (dịch vụ lưu trữ và chia sẻ ảnh hàng đầu hiện nay) sang Photo Album trên Facebook thì có thể khai thác ứng dụng Flickr2Facebook.

Đầu tiên, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Facebook rồi truy cập tiếp vào trang ứng dụng Flickr2Facebook. Bước tiếp theo, tìm đến hình ảnh cần chuyển sang Facebook trên Flickr. Tại trang ảnh của Flickr, bạn sao chép và dán (copy/paste) đoạn mã sau vào ô địa chỉ của trình duyệt (không khoảng cách, không xuống hàng):

javascript:void(z=document.createElement(‘script’));void(z.language=’javascript’);void(z.type=’text/javascript’);void(z.src=’http://www.keebler.net/flickr2facebook/bookmarklet.php’);void(z.id=’flickr2facebook’);void(document.getElementsByTagName(‘head’)[0].appendChild(z));

Sau khi dán đoạn mã trên vào thanh địa chỉ và nhấn Enter, một logo sẽ xuất hiện trên ảnh, bạn nhấn tiếp vào logo này, một trang mới sẽ mở ra.

Dán đoạn mã lên thanh địa chỉ và logo sẽ hiện ra trên ảnh

 

Tại trang mới, bạn chỉ còn việc đặt tên (Caption) cho ảnh và chọn album trên Facebook muốn đặt ảnh vào. Flickr2Facebook sẽ thực hiện công việc chuyển đổi còn lại. Khuyết điểm của ứng dụng này là ta không thể chuyển nhiều ảnh cùng 1 lúc.

Trang mới mở ra cho phép đặt tên ảnh và chọn album để đưa ảnh vào Facebook

Cập nhật nhanh Facebook mà không cần vào Facebook

Hiện có nhiều dịch vụ trực tuyến hỗ trợ nhanh việc cập nhật thông tin trên các mạng xã hội bao gồm cả Facebook. Hai dịch vụ được sử dụng phổ biến là HelloTXT và Ping.fm đều có hỗ trợ Facebook.

Đăng ký tài khoản sử dụng trên HelloTXTPing.fm, tiếp theo bạn cần đăng nhập vào tài khoản Facebook của mình rồi bổ sung ứng dụng HelloTXTPing.fm cho Facebook. Ngoài Facebook, cả HelloTXT và Ping.fm còn hỗ trợ nhiều mạng xã hội khác như MySpace, BeBo, Twitter, Flickr, YouTube, Friendster, Hi5, LinkedIn, Blogger, WordPress… kể cả những dịch vụ tin nhắn tức thời (IM) như Windows Live Messenger, GTalk, AIM, Yahoo Messenger…

Lên lịch gửi tin nhắn

Đây là chức năng rất đáng giá mà Sendible mang lại cho những tài khoản Facebook thường dùng tin nhắn để quảng cáo hay thông báo thông tin đến danh sách bạn bè trong hội nhóm. Tương tự như HelloTXT và Ping.fm, Sendible cũng hỗ trợ nhiều mạng xã hội, email lẫn tin nhắn tức thời.

Để sử dụng Sendible, trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản tại website Sendible (cần kích hoạt tài khoản qua email) rồi bổ sung ứng dụng Sendible cho Facebook vào tài khoản Facebook. Sau khi đăng ký tài khoản và bổ sung ứng dụng Sendible hoàn tất, bạn đăng nhập vào tài khoản tại Sendible.com và đồng bộ dữ liệu.

Trong website Sendible, thao tác đầu tiên là kết nối tài khoản Sendible với Facebook để Sendible có thể nhận diện được những dữ liệu từ Facebook. Ở khung bên trái, nhấn “Add Services” rồi chọn Facebook. Điền thông tin tài khoản Facebook (email/username/password) và tùy chọn thông báo ngày sinh nhật của bạn bè (Birthday reminder) rồi bắt đầu sử dụng các dịch vụ miễn phí hữu ích từ Sendible.

Cập nhật trạng thái (status)

Chọn Facebook trong khung “Choose social networks to update…“, click vào “Scheduling Options” nếu bạn muốn cập nhật trạng thái theo lịch biểu định sẵn và gõ nội dung rồi nhấn “Save” để lưu lại thiết lập.

Gửi tin nhắn theo lịch biểu

Chọn “Social Message” ở phía trái sẽ hiển thị một bảng nhập nội dung bao gồm:

* To: nhấp vào nút “To” để chọn tài khoản sẽ nhận tin nhắn
* Schedule: nhấp chọn và đặt thời gian gửi. “How Often” để thiết lập số lần gửi.
* Subject – Message: tiêu đề và nội dung tin nhắn.

Đánh dấu chọn vào “Notify me by email when the message has been sent” để biết khi nào các tin nhắn đã được gửi.

Ngoài ra, các thẻ Dashboard (tin nhắn nhanh), Contacts (quản lý danh sách liên hệ và nhóm), Outbox (tin nhắn đã gửi), Calendar (lịch, thông báo ngày sinh của bạn bè), Events (tạo các sự kiện), Account (nâng cấp tài khoản để sử dụng thêm dịch vụ gửi tin nhắn SMS vào điện thoại di động).

Cách thay đổi DNS để truy cập vào Facebook

1. Click chuột trái vào biểu tượng Network ở khay hệ thống trên thanh Taskbar. Một cửa sổ nhỏ hiện ra, click vào đường dẫn Open Network and Sharing Center.


2. Trong cửa sổ Open Network and Sharing Center, click vào đường dẫn Local Area Connection.

http://img197.imageshack.us/img197/1543/changednsfacebook02.png

3. Trong cửa sổ Local Area Connection Status, ấn nút Properties.

http://img692.imageshack.us/img692/156/changednsfacebook03.png

4. Trong cửa sổ Local Area Connection Properties, click chọn dòng Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4) rồi ấn nút Properties.

5. Trong cửa sổ Internet Protocol Version 4 (TCP/IPv4) Properties, chọn mục Use the following DNS server  addresses. Sau đó gõ dãy số tương ứng với DNS mà bạn muốn sử dụng vào ô Preferred DNS server và Alternate DNS server.

  • Nếu muốn sử dụng DNS của Google Public DNS, điền như sau: Preferred DNS server: 8.8.8.8 và Alternate DNS server: 8.8.4.4
  • Nếu muốn sử dụng DNS của OpenDNS, điền như sau: Preferred DNS server: 208.67.222.222 và Alternate DNS server: 208.67.220.220
  • Nếu muốn sử dụng DNS của Norton DNS Public thì , điền như sau: Preferred DNS server: 198.153.192.1 và Alternate DNS server: 198.153.194.1

http://img692.imageshack.us/img692/3664/changednsfacebook05.png
Sau đó ấn nút OK > OK > Close.
Nguyễn Hoàng Long