Một số thủ thuật hay trong Microsoft Word

Track changes – So sánh các văn bản
  
Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.
 
Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes bạn hãy vào Tool | Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl-Shift-E.
 
Còn nếu bạn đã không bật Track changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách, vẫn là Trach changes giúp bạn giải quyết mọi việc.
 
Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools | Track changes | Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung những gì đã được thay đổi vào trong văn bản của bạn.
 
Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools | Compare and Merge Documents. Trong hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với Word 2000.
 
Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.
 
Bạn vào Windows | Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại vào Windows và chọn Remove Split.
 
Bảo vệ văn bản của bạn
 
Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
 
Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.
 
Bạn vào Tools | Options rồi chuyển sang mục Security – Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify để ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản của bạn.
 
Bạn vào Tools | Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools | Track Changes sẽ bị vô hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc trường)

Sao lưu Microsoft Outlook

Trong bài này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo file backup của Inbox trong Microsoft Outlook. Thủ tục này có thể áp dụng cho cả Microsoft Office Outlook 2003 và 2007, chỉ có một chút khác biệt về giao diện. Chỉ cần thực hiện theo các bước sau bạn sẽ không gặp phải vấn đề gì.

Đầu tiên, mở Microsoft Outlook. Vào menu File chọn Import and Export.

Phần Import and Export Wizard sẽ được khởi chạy. Chọn Export to a file và nhấn Next.

Trong cửa sổ Export to a File bạn có thể chọn loại file backup tạo ra. Đối với người dùng thông thường, chúng tôi khuyên bạn nên dùng định dạng Personal Folder File (.pst). Sau khi đã lựa chọn định dạng cho file, nhấn Next.

Trong cửa sổ Export Personal Folders, bạn có thể chọn các thư mục muốn backup. Bạn nên chọn toàn bộ mailbox và chọn lựa chọn Include subfolders. Với các lựa chọn này, bạn có thể backup toàn bộ thư, địa chỉ liên lạc, lịch biểu, nhiệm vụ và ghi nhớ trong email.

Sau đó nhấn Next, bạn sẽ được hỏi đường dẫn của file được lưu trữ. Kích vào Browse để chọn vị trí đặt file backup. Sau đó kích Finish.

Cửa sổ Create Microsoft Personal Folders sẽ được mở. Tùy theo phiên bản Outlook đang sử dụng bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau như tùy chọn mã hóa hay mật khẩu bảo vệ. Bạn có thể thiết lập mức độ mã hóa và bảo mật như ý muốn cho file backup của mình bằng mật khẩu. Khi đã hoàn thành, nhấn OK.

Microsoft Office Outlook sẽ khởi tạo file backup. Bạn có thể phải chờ vài phút hoặc hơn tùy thuộc vào dung lượng Inbox.

Ngoài ra còn một cách khác để backup mà không phải mất thời gian đó là chỉ cần lưu lại file outlook.pst của Outlook, và nhớ là bạn hãy copy lại file đó vào vị trí an toàn chứ không phải di chuyển cả file đó.

Đầu tiên hãy đóng Outlook lại sau đó vào C:Documents and Settings[username]Local SettingsApplication DataMicrosoftOutlook (vị trí file outlook.pst khi cài đặt mặc định, username là tên người dùng hiện thời) và copy file outlook.pst vào vị trí an toàn (thay đổi tên file nếu bạn muốn nhưng không được thay đổi phần đuôi mở rộng).

Để khôi phục lại, bạn chỉ cần sử dụng công cụ import trong Outlook hoặc copy file backup đó trở về vị trí như trên (nhớ đổi lại tên là outlook.pst nếu bạn đã đổi tên).

(Theo QTM/Vista 4 Beginners)

99˙88˙77˙25610 :ǝuoɥd ǝlıqoɯ

2159283˙1870 :ǝuoɥd ǝɯoɥ

ɯoɔ˙lıɐɯƃ@588ɯɐuƃuonɥd :lıɐɯǝ

ɯɐu ƃuonɥd uǝʎnƃu

Thủ thuật cho Microsoft Office Outlook 2007

1. Đưa e-mail vào lịch làm việc

Khi làm việc đến vấn để “thụ lý” e-mail, cách tốt nhất để đảm bảo tiến độ làm việc là đưa e-mail vào lịch làm việc. Qua đó, bạn dễ dàng theo dõi cũng như có biện pháp điều chỉnh cho phù hợp với thực tế. Nếu đang dùng Microsoft Outlook 2007, bạn có thể áp dụng một mẹo nhỏ để đưa e-mail vào lịch làm việc như sau.

Bạn bấm chọn Inbox để Outlook hiện danh sách thư đến, muốn đưa thư nào vào danh sách làm việc ở Task, bạn kéo tiêu đề thư và thả vào nút Task.

Ngay lập tức cửa sổ soạn thảo hoạt động hiện ra, bạn chọn thời gian để thực hiện ở Start date Due date. Trong nội dung công việc, bạn có thể thêm hay xóa đi phần mà mình thấy không cần thiết trong e-mail rồi bấm Save & Close.

Bây giờ, bạn vào nút Task sẽ thấy e-mail đã được đưa vào lịch làm việc. Bạn tiến hành tương tự với các thư khác sẽ có được lịch giải quyết e-mail.

2. Hiển thị nhiều tháng trong To-Do Bar

Theo mặc định, Outlook chỉ hiển thị tháng hiện hành ở To-Do Bar. Để tiện theo dõi lịch làm việc, bạn có thể cho hiển thị nhiều tháng bằng cách mở menu View > chọn To-Do Bar > chọn Options, đánh số tháng muốn hiện vào Number of month rows rồi bấm OK.

Bạn trở ra Outlook và mở To-Do Bar ra sẽ thấy số tháng đã thay đổi.

3. Bảo vệ dữ liệu riêng tư

Để tránh người khác truy cập dữ liệu trong Outlook, bạn có thể mở menu File > chọn Data File Management để mở hộp thoại Account Settings.

Tại đây, bạn chọn tài khoản cần bảo vệ (nếu dùng nhiều tài khoản) rồi bấm Settings sẽ có hôp thoại Personal Settings > bấm vào Change Password. Tiếp theo, bạn nhập mật khẩu bảo vệ vào New passwordVerify password rồi bấm OK và thoát ra.

Mỗi khi mở Outlook sẽ có yêu cầu nhập mật khẩu bảo vệ vào mới truy cập vào tài khoản của bạn được.